Seuran säännöt
Hirvosten sukuseuran säännöt
Vahvistettu vuosikokouksessa 6.7.2013
1 § NIMI JA KOTIPAIKKA Yhdistyksen nimi on Hirvosten sukuseura ry ja sen kotipaikka on Rääkkylän kunta. Yhdistyksen toimialue on koko maa ja jäljempänä sitä kutsutaan sukuseuraksi tai seuraksi.
2 § TARKOITUS JA TOIMINTA Sukuseuran tarkoituksena on selvittää suvun vaiheita ja historiaa, vaalia suvun perinteitä ja edistää yhteenkuuluvuuden tunnetta jäsentensä keskuudessa. Tarkoituksensa toteuttamiseksi sukuseura pyrkii
- järjestämään yhteisiä kokouksia, sukupäiviä, retkiä ja muita seuran toimintaan liittyviä tilaisuuksia,
- keräämään ja arkistoimaan sukua koskevaa tietoutta, sekä saattamaan sitä jäsenten tietoon,
- harjoittamaan sukuseuran tarkoitusperiä edistävää julkaisutoimintaa, sekä pitämään luetteloa suvun jäsenistä
Toimintansa tukemiseksi seura voi ottaa vastaan testamentattua tai lahjoitettua omaisuutta, perustaa rahastoja sekä asianomaisella luvalla järjestää keräyksiä ja arpajaisia. Seura voi myös omistaa toimintansa kannalta tarpeellisia kiinteistöjä ja irtainta omaisuutta.
Seura ei harjoita elinkeinotoimintaa eikä sen tarkoituksena ole taloudellisen hyödyn tai voiton tuottaminen jäsenilleen.
3 § JÄSENET
Sukuseuran varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä jokainen 18 vuotta täyttänyt henkilö, joka isän tai äidin puolelta on sukuun kuuluva tai joka avioliiton kautta on siihen liittynyt. Sukuseuran jäsenet hyväksyy seuran hallitus. Jäsenellä on oikeus erota sukuseurasta ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle, taikka ilmoittamalla eroamisesta seuran kokouksessa. Varsinaisilta jäseniltä perittävän liittymis- ja vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta päättää vuosikokous. Seuran hallitus voi myöntää vapautuksen jäsenmaksusta korkean iän, sairauden tai muun syyn aiheuttaman maksukyvyn heikentymisen perusteella. Seuran jäsenen alle 18-vuotiaat lapset voivat liittyä seuraan nuorisojäseninä, jotka ovat vapaat jäsenmaksusta ja joilla ei ole äänioikeutta seuran kokouksissa. Hallituksen esityksestä voi vuosikokous kutsua sukuseuran kunniajäseneksi henkilön, joka on erityisesti ansioitunut seuran toiminnassa. Kunniajäsen on vapaa jäsenmaksusta. Sukuseuran jäsenluetteloa pitää seuran hallitus.
4 § HALLITUS
Sukuseuran asioita hoitaa seuran hallitus, joka valitaan vuosikokouksessa. Hallitukseen kuuluu puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sekä vähintään kolme (3) ja enintään viisi (5) muuta jäsentä. Hallituksen toimikausi on vuosikokousten välinen aika. Hallitus valitsee keskuudestaan tai ulkopuolelta seuran sihteerin, rahastonhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt. Hallitus kokoontuu puheenjohtajan, tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, tai kun vähintään kaksi hallituksen jäsentä sitä vaatii. Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna on läsnä. Asiat ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan mielipide, vaaleissa kuitenkin arpa. Hallituksen kokouksista on pidettävä päätöspöytäkirjaa.
5 § SUKUSEURAN NIMEN KIRJOITTAMINEN
Sukuseuran nimen kirjoittavat seuran puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja, jompikumpi yhdessä sihteerin tai rahastonhoitajan kanssa. 6 § TILIT Sukuseuran tilikausi on kalenterivuosi ja toimikausi on vuosikokousten välinen aika. Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on annettava toiminnantarkastajalle tarkastettavaksi viimeistään kuukautta ennen vuosikokousta. Toiminnantarkastajan lausunto tilien ja seuran hallinnon tarkastuksesta on jätettävä hallitukselle viimeistään kaksi viikkoa ennen vuosikokousta.
7 § SEURAN KOKOUSTEN KOOLLEKUTSUMINEN
Seuran kokoukset kutsuu koolle hallitus. Kokouskutsu on toimitettava viimeistään neljätoista (14) päivää ennen kokousta joko lähettämällä kutsu kirjallisena kullekin jäsenelle tai julkaisemalla kutsu seuran kotipaikkakunnalla ilmestyvässä sanomalehdessä tai sähköpostitse.
8 § SEURAN KOKOUKSET
Seuran vuosikokous pidetään joka toinen vuosi hallituksen määräämänä päivänä huhti-syyskuun aikana. Ylimääräinen kokous pidetään, kun seuran kokous niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään yksi kymmenesosa (1/10) seuran äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii. Seuran kokouksessa on jokaisella edellisen vuoden jäsenmaksunsa maksaneella varsinaisella, ainais- ja kunniajäsenellä äänioikeus ja jokaisella äänioikeutetulla yksi (1) ääni. Päätökseksi tulee se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaistaan vaalit arvalla ja muiden asioiden osalta päätökseksi tulee puheenjohtajan kannattama mielipide.
9 § VUOSIKOKOUS
Seuran vuosikokouksessa on käsiteltävä seuraavat asiat:
- esitetään seuran tilinpäätökset, vuosikertomukset ja toiminnantarkastajan lausunto vuosikokousten väliseltä ajalta,
- päätetään tilinpäätösten vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä,
- vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio, sekä liittymis- ja jäsenmaksu seuraavalle toimikaudelle,
- valitaan hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sekä muut jäsenet,
- valitaan seuraavaksi toimikaudeksi toiminnantarkastaja ja hänelle varahenkilö
- käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.
Mikäli seuran jäsen haluaa saada jonkin asian seuran vuosikokouksen käsiteltäväksi, on hänen siitä kirjallisesti ilmoitettava hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.
10 § SÄÄNTÖJEN MUUTTAMINEN JA SUKUSEURAN PURKAMINEN
Päätös sääntöjen muuttamisesta tai seuran purkamisesta on tehtävä seuran kokouksissa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai sukuseuran purkamisesta. Sukuseuran purkautuessa käytetään varat seuran tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla. Sukuseuran tullessa lakkautetuksi käytetään varat samaan tarkoitukseen. Sukuseuran mahdollinen arkisto on luovutettava Joensuun maakunta-arkistolle tai valtionarkistolle.